会务会展接待流程及前期准备工作

作者:重庆中国青年旅行社

发布时间:2013-07-23

点击:5154

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一、会议接待的前期准备工作

1、根据客户的要求,作出初步计划和建议书, 安排客户踩线。

2、协助客户确定接待单位和考察路线。

3、代表客户与各有关单位洽谈,签订合同。

4、完善接待计划,交客户审定。

5、做好会务组抵达前的社会配套服务及各项准备工作。

 

 二、接送站、司机服务

1、人员:根据会务要求,做好火车站、机场接送站工作。

2、车辆:有计划有偿提供各类汽车接送站。

3、接待准备:

1)提前举牌候客。

2)接待人员规范服务。

3)重要客户,必要时请相关领导和媒体出面迎送。

 

三、报到、返程服务

1、选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作;

2、提前做好返程票源的准备工作,并准备酒店功能表,火车、飞机时刻价目表。

3、所有客房提前摆放鲜花、水果。

424小时解答客户咨询。

 

小贴士:可以免费代办机票。

火车票:5/张手续费。

 

四、文秘、宣传服务

1、提供一台电脑,一套打印设备供会务组使用。

2、提前做好文印、宣传、菜单表、会议日程、旅游安排表等后勤服务工作.

 

五、财务服务

1、选派一名财务人员具体协助会务财务工作;

2、协助会务组及时清理,互签用房、用餐等消费情况。

 

六、酒店服务

1、提前20天签订会议接待协议,明确、详细、严格规范责任和义务。

2、酒店营销部经理全程跟会,具体协调酒店房、交通、动力保卫等方面的工作。

3、提前做好会议报到,控房,临时用餐、用车、车辆摆放,酒店安全保卫等方面的工作。

4、提前准备房间、彩虹门、汽球、指示牌等工作。

5、每日及时签任房态、用餐及其它消费情况,协助客房结帐,为客房提供其它财务服务。

6、完成客户会务组交给的其它工作。

 

七、保安服务

1、酒店内部保安按酒店要求,加强警卫。

2、旅游期间根据需要可安排警车开道。

3、接送站及推荐的社会娱乐场所,提前做好安全警卫工作。

4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作。

 

八、总结、结算服务

1、协助会务组、旅行社、车队等相关单位结算,搞好客户结算。

2、按会务组要求做好财务清理、清退工作。

3、认真圆满地欢送最后一名客人。

4、完成会务组交给的其它扫尾工作。

5、未尽事宜,友好协商。

 

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