会务会展接待流程及前期准备工作

一、会议接待的前期准备工作

1、根据客户的要求，作出初步计划和建议书， 安排客户踩线。

2、协助客户确定接待单位和考察路线。

3、代表客户与各有关单位洽谈，签订合同。

4、完善接待计划，交客户审定。

5、做好会务组抵达前的社会配套服务及各项准备工作。

 二、接送站、司机服务

1、人员：根据会务要求，做好火车站、机场接送站工作。

2、车辆：有计划有偿提供各类汽车接送站。

3、接待准备：

（1）提前举牌候客。

（2）接待人员规范服务。

（3）重要客户，必要时请相关领导和媒体出面迎送。

三、报到、返程服务

1、选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作；

2、提前做好返程票源的准备工作，并准备酒店功能表，火车、飞机时刻价目表。

3、所有客房提前摆放鲜花、水果。

4、24小时解答客户咨询。

小贴士：可以免费代办机票。

火车票：5元/张手续费。

四、文秘、宣传服务

1、提供一台电脑，一套打印设备供会务组使用。

2、提前做好文印、宣传、菜单表、会议日程、旅游安排表等后勤服务工作.

五、财务服务

1、选派一名财务人员具体协助会务财务工作；

2、协助会务组及时清理，互签用房、用餐等消费情况。

六、酒店服务

1、提前20天签订会议接待协议，明确、详细、严格规范责任和义务。

2、酒店营销部经理全程跟会，具体协调酒店房、交通、动力保卫等方面的工作。

3、提前做好会议报到，控房，临时用餐、用车、车辆摆放，酒店安全保卫等方面的工作。

4、提前准备房间、彩虹门、汽球、指示牌等工作。

5、每日及时签任房态、用餐及其它消费情况，协助客房结帐，为客房提供其它财务服务。

6、完成客户会务组交给的其它工作。

七、保安服务

1、酒店内部保安按酒店要求，加强警卫。

2、旅游期间根据需要可安排警车开道。

3、接送站及推荐的社会娱乐场所，提前做好安全警卫工作。

4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作。

八、总结、结算服务

1、协助会务组、旅行社、车队等相关单位结算，搞好客户结算。

2、按会务组要求做好财务清理、清退工作。

3、认真圆满地欢送最后一名客人。

4、完成会务组交给的其它扫尾工作。

5、未尽事宜，友好协商。

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